L'indicateur 9 de la certification Qualiopi évalue si les prestataires de formation ont formalisé et diffusé les modalités d'accueil et les conditions de déroulement de la prestation à leurs publics bénéficiaires. Cela signifie que les informations doivent être accessibles et clairement présentées aux personnes qui vont suivre la formation.

L'objectif de l'indicateur 9 n'est pas seulement d'assurer la transparence et la compréhension des modalités de l'offre de service, mais également de garantir que les bénéficiaires sont correctement informés des éventuelles modifications apportées aux prestations proposées. Cela peut inclure des changements d'horaires, de lieux ou de contenus de l'activité. Il est important que ces modifications soient communiquées de manière claire et suffisamment à l'avance, pour que les bénéficiaires puissent s'adapter à ces changements et, si nécessaire, prendre une nouvelle décision quant à leur participation.

L'indicateur 9 de Qualiopi a pour but de garantir que le prestataire communique clairement et de manière précise les conditions de déroulement de la prestation proposée aux bénéficiaires. Cela inclut des informations sur les modalités d'inscription, les horaires et les lieux de l'activité, les conditions de participation éventuelles (telles que l'âge ou le niveau de compétence), ainsi que les modalités de résiliation et de remboursement en cas de besoin.

L'objectif principal de cet indicateur est de promouvoir la qualité de l'information fournie aux bénéficiaires, afin de faciliter leur compréhension et leur engagement dans les prestations proposées. Cela permet d'améliorer la qualité de l'offre de service et de la rendre accessible à un plus large public.

Pour répondre à cet indicateur, les prestataires doivent prouver qu'ils ont formalisé les conditions de déroulement de la prestation, en fournissant des documents tels que le règlement intérieur, le livret d'accueil, les convocations, les conditions générales d'utilisation (CGU), le nom des référents pédagogiques et administratifs, l'organigramme, les aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération...) et les modalités d'accès pour les personnes en situation de handicap.

De plus, ces informations doivent être diffusées aux bénéficiaires par mail, courrier, site internet ou affichage dans les locaux du centre.

Pour les mineurs, les responsables légaux doivent également être informés. Si la prestation se déroule en entreprise, les mesures de santé et de sécurité prévues par le règlement intérieur de l'entreprise sont applicables.

Il est donc essentiel de suivre les étapes suivantes :

1. Identifier les informations à fournir aux bénéficiaires, telles que les modalités d'inscription, les horaires et lieux de l'activité, les éventuelles conditions de participation, ainsi que les modalités de résiliation et de remboursement en cas de besoin.

2. Rendre ces informations accessibles et compréhensibles pour tous les publics, en prenant en compte les éventuelles difficultés linguistiques ou de compréhension de certains bénéficiaires.

3. Communiquer ces informations de manière adéquate, en utilisant les canaux de communication les plus adaptés tels que le site web, les réseaux sociaux, les supports de communication papier, Livret d’accueil, CGU etc.

4. S'assurer de la qualité et de la mise à jour de l'information en vérifiant régulièrement la précision et la pertinence des informations fournies, et les mettre à jour en cas de modifications des prestations proposées.

5. Veiller à la transparence et à la confiance des bénéficiaires en informant de manière claire et précise les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation proposée, ce qui contribue à renforcer la transparence et la confiance des bénéficiaires envers l'offre de service proposée.

L'indicateur 9 de Qualiopi vise à garantir que les prestataires de formation fournissent à leurs bénéficiaires toutes les informations nécessaires sur les conditions de déroulement de la prestation, afin que ces derniers puissent suivre la formation dans les meilleures conditions possibles.

Afin de digitaliser vos réponses à l’indicateur 9,  vous pouvez tester notre parcours Qualiopi.